07/05/2014 : ME. - COMPTES ANNUELS 31.08.2013, APP 11.12.2013, DPT 29.04.2014 14108-0560-035
14/04/2014
ÿþM o d 2 . 1
C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
I , i I . . " ;
L
R é s e r v é I I I I 1 1 1 1 1 1 . 1 . 1 E 1 1 1 1 1 1 1 1
a u
M o n i t e u
b e l g e
2 A P R 2 0 1 e B R U X E L L E S
G r e f f e
N ' d ' e n t r e p r i s e : 0 4 6 1 . 3 2 8 . 4 3 6
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : I M A G O R
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : R u e C h a r l e s L e m a i r e 1 , 1 1 6 0 B r u x e l l e s ( A u d e r g h e m )
O b j e t d e l ' a c t e : P r o c è s - v e r b a l d e l a r é u n i o n d u c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n t e n u e l e 4 s e p t e m b r e 2 0 1 3
R é s o l u t i o n 1 : C o n f i r m a t i o n d e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e c o m m e M a n d a t a i r e s p é c i a l
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n c o n f i r m e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e , n é l e 5 m a i 1 9 7 3 , d o m i c i l i é 1 1 b i s , R u e d ' O r l é a n s , 9 2 2 9 9 , N e u i l l y - S u r - S e i n e , F r a n c e , d a n s s e s f o n c t i o n s d e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e l a S o c i é t é .
R é s o l u t i o n 2 : D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d é c i d e d ' a c c o r d e r à M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e e n s a q u a l i t é d e M a n d a t a i r e s p é c i a l , l e s p o u v o i r s s u i v a n t s :
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l e s t a u t o r i s é à r e p r é s e n t e r l a S o c i é t é e t s e s f i l i a l e s d a n s t o u t e s l e s a c t i v i t é s d e g e s t i o n o r d i n a i r e e t à s i g n e r t o u s d o c u m e n t s q u i p o u r r o n t ê t r e n é c e s s a i r e s o u s o u h a i t a b l e s à c e t e f f e t .
- I l d e v r a a s s u r e r l ' e x é c u t i o n d e t o u t e s l e s o b l i g a t i o n s l é g a l e s a p p l i c a b l e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é , e t m e n e r l e s a f f a i r e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s l o i s b e l g e s , l e s s t a t u t s d e l a S o c i é t é e t a u s s i e n c o n f o r m i t é a v e c l e B u d g e t a p p r o u v é e t l e B u d g e t C a p e x , t e l s q u e c o n f i r m é s p a r l e « M a n d a t a i r e s p é c i a l » d ' I m a g o r d a n s s a l e t t r e « O b j e c t i v e s A p p r o v a l L e t t e r » e t e n c o n f i r m a t i o n a v e c l e s p o l i t i q u e s d u g r o u p e e t e n
"
p a r t i c u l i e r c o m m e s u i t :
- l i p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s a v e c d e s f o u r n i s s e u r s , é t a n t l e s u j e t d u s t r i c t e r e s p e c t d e f a p o l i t i q u e d e s o u s - t r a i t a n c e d ' I m a g o r , j u s q u ' à u n m o n t a n t a n n u e l m a x i m u m d e 3 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s à m o i n s q u ' i l n ' e n s o i t , s p é c i f i é a u t r e m e n t c i - d e s s o u s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e s s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
A . S e c t e u r c o m m e r c i a l
- I l p o u r r a a g i r e n t a n t q u e r e p r é s e n t a n t l é g a l d e l a S o c i é t é p o u r t o u t e s o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , c o n f o r m é m e n t a u x r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s a p p l i c a b l e s a u x o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , e n c e c o m p r i s m a i s n o n " l i m i t é à l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e e n m a t i è r e d e f i x a t i o n d e s p r i x e t l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e à l a c o n c u r r e n c e . P o u r t o u t a p p e l d ' o f f r e o u t o u t e t r a n s a c t i o n c o m m e r c i a l e , s o i t a v e c d e s c l i e n t s , s o i t a v e c d e s s o c i é t é s a f f i l i é e s c o n c e r n a n t u n v o l u m e d ' a f f a i r e s e x c é d a n t 5 0 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , l e m a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ;
- I I s e r a r e s p o n s a b l e d e l a d é l i v r a n c e e t d e l a v a l i d i t é d e l ' e n s e m b l e d e s a u t o r i s a t i o n s e t l i c e n c e s n é c e s s a i r e s r e l a t i v e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ;
- I l d e v r a a s s u r e r l e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r é g l e m e n t a t i o n s c o m m e r c i a l e s e t e n m a t i è r e d e r é g l e m e n t a t i o n d e l a c o n c u r r e n c e ;
- I l p o u r r a a c q u é r i r t o u s a c t i f s i m m o b i l i s é s , m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t d a n s l a l i m i t e d u b u d g e t C a p e x ;
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 4 / 0 4 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B :
.
A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 4 / 0 4 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
- I I p o u r r a l o u e r e t g é r e r t o u s b i e n s e t d r o i t s i m m o b i l i e r s e t m o b i l i e r s d e t o u t e n a t u r e d a n s l a l i m i t e d e 3 3 3 . 0 0 0 e u r o s p a r a n , a v e c t o u t e f o i s u n p l a f o n d t o t a l n e d é p a s s a n t p a s 1 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , p o u r u n e d u r é e n ' e x c é d a n t p a s t r o i s ( 3 ) a n s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e m a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
C . S e c t e u r c o m p t a b l e / f i n a n c i e r / f i s c a l
d e v r a p r é p a r e r e t d i f f u s e r l e s é t a t s f i n a n c i e r s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r i n c i p e s c o m p t a b l e s g é n é r a l e m e n t a c c e p t é s , n o t a m m e n t l e m a n u e l c o m p t a b l e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p a c c o u n t i n g m a n u e l » ;
- i l d e v r a s e c o n f o r m e r a u x r è g l e s d ' o r d e g e s t i o n d e t r é s o r e r i e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p T r e a s u r y M a n a g e m e n t G o l d e n R u l e s » ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e « C a r d P o l i c y » ;
p o u r r a s i g n e r l e s o r d r e s d e p a i e m e n t s e t a u t r e s d o c u m e n t s b a n c a i r e s e t e n g é n é r a l e f f e c t u e r t o u t e s a u t r e s t r a n s a c t i o n s b a n c a i r e s , y c o m p r i s l e s i n v e s t i s s e m e n t s f i n a n c i e r s , à l ' e x c e p t i o n d e s " f u t u r e s " , d é r i v é s i n t é g r é s e t a u t r e s t r a n s a c t i o n s d é r i v é e s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 2 5 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p o u r d e s t r a n s a c t i o n s d o n t l ' o b j e t s o n t d e s t r a n s f e r t s d e t r é s o r e r i e e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d e l a m ê m e b a n q u e o u e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d ' a u t r e s b a n q u e s . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
- I l p o u r r a s i g n e r l e s d é c l a r a t i o n s f i s c a l e s e t l e s é t a t s f i n a n c i e r s , a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s , d é c l a r a t i o n s o u r e ç u s o f f i c i e l s o u r e l e v a n t d e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ( e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é a u x d é c i s i o n s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n e t d e s A s s e m b l é e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e t I o u d e s S o c i é t é s a f f i l i é e s s i l e c a s s e p r é s e n t e ) .
- I l p o u r r a s i g n e r e t e x é c u t e r t o u s l e s c o n t r a t s r e l a t i f s a u x i n i t i a t i v e s d e « I n t e r n a t i o n a l C a s h - P o o l i n g » d i r i g é e s p a r I m a g o r e t / o u l e g r o u p e S o d e x o , e t a c c o m p l i r t o u t e s l e s f o r m a l i t é s n é c e s s a i r e s q u i p o u r r a i e n t ê t r e r e q u i s e s p a r l e d r o i t a p p l i c a b l e ;
D . S e c t e u r s o c i a l
- I l p o u r r a e n g a g e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r l e s c o n t r a t s d e t r a v a i l , d é t e r m i n e r l e m o d e d e r é m u n é r a t i o n d u p e r s o n n e l d o n t l a r é m u n é r a t i o n a n n u e l l e o u l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s e p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l p o u r r a l i c e n c i e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r d e s a c c o r d s d e t r a n s a c t i o n p o u r l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l d e v r a d ' u n e m a n i è r e g é n é r a l e s e c o n f o r m e r à t o u t e s l e s r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s , d e s é c u r i t é o u d ' h y g i è n e a p p l i c a b l e s à l a S o c i é t é .
- i l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s « C a r l e a s i n g » d ' u n e d u r é e e n t r e t r o i s ( 3 ) a n s e t c i n q ( 6 ) a n s ;
A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n ;
- d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e l a p o l i t i q u e d e b o n u s a n n u e l d u g r o u e p S o d e x o « S o d e x o G r o u p A n n u a l B o n u s P o l i c y » ;
p o u r r a s i g n e r t o u t e s d é c l a r a t i o n s v i s - à - v i s d e l ' A d m i n i s t r a t i o n d e l a S é c u r i t é S o c i a l e a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s e t r e ç u s o f f i c i e l s r e l a t i f s a u x r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s .
E . S e c t e u r s M a r k e t i n g / C o m m u n i c a t i o n
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p o l i t i q u e s d e c o m m u n i c a t i o n d u G r o u p e S o d e x o e t l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , l a c o m m u n i c a t i o n i n t e r n e e t e x t e r n e d e l a S o c i é t é , l a p o l i t i q u e d e s m a r q u e s e t b r e v e t s , l e s c o m m u n i q u é s d e p r e s s e , l e s s i t e s i n t e r n e t , l e s d é c i s i o n s e n m a t i è r e d e m a r k e t i n g e t c . . . ;
F . S e c t e u r I n f o r m a t i o n e t T e c h n o l o g i e
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r a t i q u e s « I S & T » d u G r o u p e S o d e x o , l e s r è g l e s « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » , l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , t o u s l e s s y s t è m e s t e c h n o l o g i q u e s d e l a S o c i é t é ( p r o t e c t i o n
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 4 / 0 4 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
d e l a c o n f i d e n t i a l i t é e t i n t é g r i t é d e t o u t e s l e s d o n n é e s . . . . ) , l a c o l l e c t e d e s d o n n é e s , l e t r a i t e m e n t e t l e t r a n s f e r t d e c e s d e r n i è r e s .
I l d e v r a a p p r o u v e r t o u t e s l e s d é p e n s e s ( O P E X , C A P E X , y c o m p r i s l ' i n v e s t i s s e m e n t i n i t i a l e t l e s f r a i s d ' e x p l o i t a t i o n ) e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r è g l e s d ' o r s e r v i c e s d ' i n f o r m a t i o n e t d e t e c h n o l o g i e « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » e t c e p o u r u n m o n t a n t n ' e x c é d a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l s ' e n g a g e à d e m a n d e r l ' a v i s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
G . D i v e r s
I l p o u r r a r e p r é s e n t e r l e s i n t é r ê t s d e l a S o c i é t é d e v a n t t o u t e s l e s a u t o r i t é s d e l ' E t a t ( à l ' e x c l u s i o n d e s a u t o r i t é s g e s t i o n n a i r e s d e s m a r c h é s b o u r s i e r s ) , l e s c o u r s e t t r i b u n a u x e t l e s t r i b u n a u x d ' a r b i t r a g e .
I l i n f o r m e r a l e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d e m a n i è r e p é r i o d i q u e d e t o u s l e s d é v e l o p p e m e n t s a y a n t t r a i t a u x p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s o u l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c é d a n t l e 1 0 0 0 0 0 e u r o s , a i n s i q u e d e t o u t e s l e s p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s ( I ) p o u v a n t e n g e n d r e r u n e p u b l i c i t é n é g a t i v e , o u ( i i ) q u i s o n t l i é e s à d e s p r o c é d u r e s p é n a l e s , o u ( i i i ) i m p l i q u a n t u n e m p l o y é d u n i v e a u N - 1 .
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l n e p o s s è d e a u c u n p o u v o i r d é t e r m i n a n t e n m a t i è r e d e p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s l o r s q u e l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c è d e 2 0 0 0 0 0 e u r o s . A u d e l à d e c e t t e l i m i t e l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a o b t e n i r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a p r e n d r e t o u t e s l e s m e s u r e s n é c e s s a i r e s p o u r a s s u r e r l e r e s p e c t d e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s e t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t q u ' i l a p a r m i d ' a u t r e s t â c h e s l a r e s p o n s a b i l i t é d e :
- s ' a s s u r e r q u ' u n e s é p a r a t i o n a p p r o p r i é e d e s f o n c t i o n s s o i t a p p l i q u é e d a n s l a S o c i é t é d e m a n i è r e a d é q u a t e ;
- s ' a s s u r e r d e l ' a d h é s i o n d e l a S o c i é t é a u x p r i n c i p e s é t h i q u e s d u g r o u p e S o d e x o , l e c o n t r a t d e d é v e l o p p e m e n t d u r a b l e « S u s t a i n a b l e D e v e l o p m e n t C o n t r a c t » e t l a d é c l a r a t i o n d ' i n t é g r i t é d e s a f f a i r e s « B u s i n e s s I n t e g r i t y S t a t e m e n t » ;
- s ' a s s u r e r q u e l e s m e s u r e s a p p r o p r i é e s s o i e n t p r i s e s a f i n d e g a r a n t i r l a c o n f o r m i t é a u x l o i s l o c a l e s e t l e r e s p e c t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o e n t e r m e s d e p r o t e c t i o n d e s d o n n é e s p e r s o n n e l l e s , d e c o n f i d e n t i a l i t é d e s d o n n é e s g é n é r a l e s e t d e l e u r c o n s e r v a t i o n ( s o u s f o r m e d e m e d i a s i m p r i m é s o u é l e c t r o n i q u e s ) ;
- d é t e c t e r e t é l i m i n e r l e s c o n f l i t s d ' i n t é r ê t s p o t e n t i e l s o u e x i s t a n t s e n t r e l e s e m p l o y é s , l e s f o u r n i s s e u r s e t / o u l e s p a r t e n a i r e s c o m m e r c i a u x d e l a S o c i é t é ;
- d ' i n f o r m e r r é g u l i è r e m e n t l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n d e s a c t e s a c c o m p l i s e n e x é c u t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s . .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t e t d é c l a r e q u ' i l a l ' a u t o r i t é a p p r o p r i é e , l e s m o y e n s , l e s r e s s o u r c e s e t l a q u a l i f i c a t i o n n é c e s s a i r e p o u r l ' a c c o m p l i s s e m e n t d e s e s f o n c t i o n s e t q u ' i l e s t a u c o u r a n t d e t o u s l e s r è g l e m e n t s e x i s t a n t s c o n c e r n a n t s e s d r o i t s e t o b l i g a t i o n s . E n c o n s é q u e n c e , l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n r a p p e l l e a u M a n d a t a i r e S p é c i a l q u ' i l e s t r e s p o n s a b l e d e s e s a c t i o n s p e r s o n n e l l e s .
S ' i l a r r i v a i t q u e l e M a n d a t a i r e S p é c i a l s o i t p r i v é d e q u e l q u e s o u d e t o u s l e s m o y e n s , o u d e l ' a u t o r i t é n é c e s s a i r e p o u r a c c o m p l i r s e s m i s s i o n s , i l d e v r a i t i m m é d i a t e m e n t e n i n f o r m e r l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l e s t a u t o r i s é , a p r è s e n a v o i r i n f o r m é l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n , à d é l é g u e r d e s p o u v o i r s a u x e m p l o y é s d e l a S o c i é t é d a n s l e c a d r e d e l e u r s f o n c t i o n s r e s p e c t i v e s a u s e i n d e l a S o c i é t é .
L a m o d i f i c a t i o n , l a f i n o u l a r é v o c a t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s e n t r a î n e r a l a r é s i l i a t i o n a u t o m a t i q u e d e t o u t e s o u s - d é l é g a t i o n e x i s t a n t e .
L e s p r é s e n t s p o u v o i r s a c c o r d é s e x c l u e n t t o u s a c t e s e x t r a o r d i n a i r e s d e g e s t i o n , t e l s q u e :
c o n t r a c t e r d e s e m p r u n t s , a c c o r d e r u n e h y p o t h è q u e , u n g a g e o u t o u t e s g a r a n t i e s a u p r o f i t d e t i e r s s a u f a u t o r i s a t i o n , v e n d r e d e s a c t i f s m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s d e l a S o c i é t é ( à l ' e x c e p t i o n d e s a c t i f s u t i l i s é s d a n s l e s o p é r a t i o n s c o u r a n t e s e t p o u r a u t a n t q u e l e u r v a l e u r b r u t e c o m p t a b l e n e d é p a s s e p a s 6 0 . 0 0 0 e u r o s ) , a c h e t e r t o u s a c t i f s o u a c t i o n s d ' u n e S o c i é t é t i e r s , c o n s t i t u e r u n e « j o i n t v e n t u r e » o u u n e n o u v e l l e f i l i a l e d é t e n u e à 1 0 0 % , a c h e t e r d e s b i e n s i m m o b i l i e r s o u e n r e g i s t r e r d e s m a r q u e s d é p o s é e s d e l a S o c i é t é o u d u G r o u p e S o d e x o , s i g n e r t o u s a c c o r d s d e c o n f i d e n t i a l i t é a u t r e s q u e c e u x d u c o n t r a t s t a n d a r d d ' I m a g o r , e n g a g e r d e s c o û t s p u b l i c i t a i r e s ( r a d i o , t é l é v i s i o n , p r e s s e , s p o n s o r i n g . . . ) .
V o l e t B - S u i t e
D e t e l s a c t e s s e r o n t s o u m i s à l ' a c c o r d p r é a l a b l e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
L a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s r e s t e r a e n v i g u e u r t a n t q u e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e o c c u p e r a d a n s l a S o c i é t é l a f o n c t i o n d e M a n d a t a i r e s p é c i a l o u a u p l u s t a r d j u s q u ' a u 3 1 d é c e m b r e 2 0 1 4 .
. L ' o r d r e d u j o u r é t a n t é p u i s é , l e p r é s i d e n t l è v e l a s é a n c e à 1 0 h e u r e s 3 0 e t l e s a d m i n i s t r a t e u r s p r é s e n t s o n t
s i g n é l e p r o c è s - v e r b a l .
P i e r r e H e n r y P h i l i p p e S y m o n s
A d m i n i s t r a t e u r " A d m i n i s t r a t e u r
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B : A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o N o m e t s i g n a t u r e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 4 / 0 4 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
R é s e ' r v é
a u
l n i t e u r
b e l g e
12/06/2014
ÿþR é s e r v é
a u
M o n i t e u r
b e l g e
M O 2 . 1
C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
~ 2 - C S - a l k
B R U X E L L E S
G r e f f e
N ° d ' e n t r e p r i s e : 0 4 6 1 . 3 2 8 . 4 3 6
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : 1 M A G O R
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : R u e C h a r l e s L e m a i r e 1 , 1 1 6 0 B r u x e l l e s ( A u d e r g h e m )
O b e t d e l ' a c t e : P r o c è s - v e r b a l d e l a r é u n i o n d u c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n t e n u e l e 8 j a n v i e r 2 0 1 4
R é s o l u t i o n 1 : C o n f i r m a t i o n d e M o n s i e u r P i e r r e L e b b e c o m m e M a n d a t a i r e s p é c i a l
L e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n c o n f i r m e M o n s i e u r P i e r r e L e b b e , n é l e 0 8 a o û t 1 9 7 8 , d o m i c i l i é r u e d e ! a C o n c o r d e , 5 0 , 1 0 5 0 B r u x e l l e s , B e l g i q u e , d a n s s e s f o n c t i o n s d e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e f a S o c i é t é .
R é s o l u t i o n 2 : D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r P i e r r e L e b b e
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d é c i d e d ' a c c o r d e r à M o n s i e u r P i e r r e L e b b e e n s a q u a l i t é d e M a n d a t a i r e s p é c i a l , l e s p o u v o i r s s u i v a n t s :
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l e s t a u t o r i s é à r e p r é s e n t e r l a S o c i é t é e t s e s f i l i a l e s d a n s t o u t e s l e s a c t i v i t é s d e g e s t i o n o r d i n a i r e e t à s i g n e r t o u s d o c u m e n t s q u i p o u r r o n t ê t r e n é c e s s a i r e s o u s o u h a i t a b l e s à c e t e f f e t . I l d e v r a a s s u r e r l ' e x é c u t i o n d e t o u t e s l e s o b l i g a t i o n s l é g a l e s a p p l i c a b l e s a u x a c t i v i t é s d e f a S o c i é t é , e t m e n e r l e s a f f a i r e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s l o i s b e l g e s , l e s s t a t u t s d e l a S o c i é t é e t a u s s i e n c o n f o r m i t é a v e c l e B u d g e t a p p r o u v é e t l e B u d g e t C a p e x , t e l s q u e c o n f i r m é s p a r l e « M a n d a t a i r e S p é c i a l » d ' I m a g o r d a n s s a l e t t r e « O b j e c t i v e s A p p r o v a l L e t t e r » e t e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e e t e n p a r t i c u l i e r c o m m e s u i t
- I I p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s a v e c d e s f o u r n i s s e u r s , é t a n t l e s u j e t d u s t r i c t e r e s p e c t d e l a p o l i t i q u e d e s o u s - t r a i t a n c e d ' I m a g o r , j u s q u ' à u n m o n t a n t a n n u e l m a x i m u m d e 1 0 . 0 0 0 d ' e u r o s à m o i n s q u ' i l n ' e n s o i t s p é c i f i é a u t r e m e n t c i - d e s s o u s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
A . S e c t e u r c o m m e r c i a l
- I l s e r a r e s p o n s a b l e d e l a d é l i v r a n c e e t d e l a v a l i d i t é d e l ' e n s e m b l e d e s a u t o r i s a t i o n s e t l i c e n c e s n é c e s s a i r e s r e l a t i v e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ;
- I l d e v r a a s s u r e r l e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r é g l e m e n t a t i o n s c o m m e r c i a l e s e t e n m a t i è r e d e r é g l e m e n t a t i o n d e l a c o n c u r r e n c e ;
C . S e c t e u r c o m p t a b l e / f i n a n c i e r / f i s c a l
- I l d e v r a p r é p a r e r e t d i f f u s e r l e s é t a t s f i n a n c i e r s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r i n c i p e s c o m p t a b l e s g é n é r a l e m e n t a c c e p t é s , n o t a m m e n t l e m a n u e l c o m p t a b l e d u G r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p a c c o u n t i n g m a n u e l » ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r a u x r è g l e s d ' o r d e g e s t i o n d e t r é s o r e r i e d u G r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p T r e a s u r y M a n a g e m e n t G o l d e n R u l e s » ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e « C a r d P o l i c y » ;
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B : A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 6 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 6 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
- I l p o u r r a s i g n e r f e s o r d r e s d e p a i e m e n t s e t a u t r e s d o c u m e n t s b a n c a i r e s e t e n g é n é r a l e f f e c t u e r t o u t e s a u t r e s t r a n s a c t i o n s b a n c a i r e s , y c o m p r i s l e s i n v e s t i s s e m e n t s f i n a n c i e r s , ( à l ' e x c e p t i o n d e s " f u t u r e s " , d é r i v é s i n t é g r é s e t a u t r e s t r a n s a c t i o n s d é r i v é e s ) à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 5 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t à c o n o u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p o u r d e s t r a n s a c t i o n s r e l a t i v e s à d e s t r a n s f e r t s d e t r é s o r e r i e e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d e l a m ê m e b a n q u e o u e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d ' a u t r e s b a n q u e s . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
- I I p o u r r a s i g n e r d e s o r d r e s d e p a i e m e n t p o u r l e s t r a n s a c t i o n s é t a b l i e s e x c l u s i v e m e n t a u s e i n d u G r o u p e S o d e x o a v e c E t i n o u d a n s l e c a d r e d u C a s h P o o l i n g m i s e n o e u v r e p a r l a S o c i é t é a v e c l e s e n t r e p r i s e s p a r t i c i p a n t e s é l i g i b l e s , f i l i a l e s d i r e c t e s o u i n d i r e c t e s d e S o d e x o S A , p o u r u n m o n t a n t d e 2 5 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s d é c l a r a t i o n s f i s c a l e s e t l e s é t a t s f i n a n c i e r s , a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s , d é c l a r a t i o n s o u r e ç u s o f f i c i e l s o u r e l e v a n t d e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ( e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é a u x d é c i s i o n s d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n e t d e s A s s e m b l é e s G é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e t / o u d e s S o c i é t é s a f f i l i é e s s i t e c a s s e p r é s e n t e ) .
- I I p o u r r a s i g n e r e t e x é c u t e r t o u s l e s c o n t r a t s r e l a t i f s a u x i n i t i a t i v e s d e C a s h - P o o l i n g » d i r i g é e s p a r I m a g o r e t / o u l e g r o u p e S o d e x o , e t a c c o m p l i r t o u t e s l e s f o r m a l i t é s n é c e s s a i r e s q u i p o u r r a i e n t ê t r e r e q u i s e s p a r l e d r o i t a p p l i c a b l e ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s n o t e s d e c r é d i t p o u r u n m o n t a n t d e 5 0 0 e u r o s .
D . S e c t e u r s o c i a l
- I I p o u r r a e n g a g e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r l e s c o n t r a t s d e t r a v a i l , d é t e r m i n e r l e m o d e d e r é m u n é r a t i o n d u p e r s o n n e l d o n t l a r é m u n é r a t i o n a n n u e l l e o u l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s e p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l p o u r r a l i c e n c i e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r d e s a c c o r d s d e t r a n s a c t i o n p o u r l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- i l d e v r a d ' u n e m a n i è r e g é n é r a l e s e c o n f o r m e r à t o u t e s l e s r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s , d e s é c u r i t é o u d ' h y g i è n e a p p l i c a b l e s à l a S o c i é t é .
- I l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s « C a r l e a s i n g » d ' u n e d u r é e e n t r e t r o i s ( 3 ) a n s e t c i n q ( 5 ) a n s e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p o l i t i q u e s e t l e s m o n t a n t s d é f i n i s p a r S o d e x o P a s s e n B e l g i q u e ;
A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e d e b o n u s a n n u e l d u G r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p A n n u a l B o n u s P o l i c y » ;
- I l p o u r r a s i g n e r t o u t e s d é c l a r a t i o n s v i s - à - v i s d e l ' A d m i n i s t r a t i o n d e l a S é c u r i t é S o c i a l e a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s e t r e ç u s o f f i c i e l s r e l a t i f s a u x r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s .
E . S e c t e u r s M a r k e t i n g / C o m m u n i c a t i o n
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p o l i t i q u e s d e c o m m u n i c a t i o n d u G r o u p e S o d e x o e t l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , l a c o m m u n i c a t i o n i n t e r n e e t e x t e r n e d e l a S o c i é t é , l a p o l i t i q u e d e s m a r q u e s e t b r e v e t s , l e s c o m m u n i q u é s d e p r e s s e , l e s s i t e s i n t e r n e t , l e s d é c i s i o n s e n m a t i è r e d e m a r k e t i n g e t c . . . ;
F . S e c t e u r I n f o r m a t i o n e t T e c h n o l o g i e
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r a t i q u e s « I S & T » d u G r o u p e S o d e x o , l e s r è g l e s « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » , l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , t o u s l e s s y s t è m e s t e c h n o l o g i q u e s d e l a S o c i é t é ( p r o t e c t i o n d e l a c o n f i d e n t i a l i t é e t i n t é g r i t é d e t o u t e s l e s d o n n é e s . . . . ) , l a c o l l e c t e d e s d o n n é e s , l e t r a i t e m e n t e t l e t r a n s f e r t d e c e s d e r n i è r e s .
I l d e v r a a p p r o u v e r t o u t e s l e s d é p e n s e s ( A P E X , C A P E X , y c o m p r i s l ' i n v e s t i s s e m e n t i n i t i a l e t l e s f r a i s d ' e x p l o i t a t i o n ) e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r è g l e s d ' o r s e r v i c e s d ' i n f o r m a t i o n e t d e t e c h n o l o g i e « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » e t c e p o u r u n m o n t a n t n ' e x c é d a n t p a s 2 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l s ' e n g a g e à d e m a n d e r l ' a v i s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n ,
R .
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 6 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
G . D i v e r s
I l p o u r r a r e p r é s e n t e r l e s i n t é r ê t s d e l a S o c i é t é d e v a n t t o u t e s l e s a u t o r i t é s d e l ' E t a t ( à l ' e x c l u s i o n d e s a u t o r i t é s g e s t i o n n a i r e s d e s m a r c h é s b o u r s i e r s ) , l e s c o u r s e t t r i b u n a u x e t l e s t r i b u n a u x d ' a r b i t r a g e .
I I i n f o r m e r a l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n d e m a n i è r e p é r i o d i q u e d e t o u s l e s d é v e l o p p e m e n t s a y a n t t r a i t a u x p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s o u l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c é d a n t 1 0 0 0 0 e u r o s , a i n s i q u e d e t o u t e s l e s p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s ( i ) p o u v a n t e n g e n d r e r u n e p u b l i c i t é n é g a t i v e , o u ( i i ) q u i s o n t n é e s à d e s p r o c é d u r e s p é n a l e s , o u ( i i i ) i m p l i q u a n t u n e m p l o y é d u n i v e a u N - 1 ,
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l n e p o s s è d e a u c u n p o u v o i r d é t e r m i n a n t e n m a t i è r e d e p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s l o r s q u e l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c è d e 5 0 0 0 0 e u r o s . A u d e l à d e c e t t e l i m i t e l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a o b t e n i r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a p r e n d r e t o u t e s l e s m e s u r e s n é c e s s a i r e s p o u r a s s u r e r l e r e s p e c t d e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s e t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t q u ' i l a p a r m i d ' a u t r e s t â c h e s l a r e s p o n s a b i l i t é d e
- s ' a s s u r e r q u ' u n e s é p a r a t i o n a p p r o p r i é e d e s f o n c t i o n s s o i t a p p l i q u é e d a n s l a S o c i é t é d e m a n i è r e a d é q u a t e ;
- s ' a s s u r e r d e l ' a d h é s i o n d e l a S o c i é t é a u x p r i n c i p e s é t h i q u e s d u g r o u p e S o d e x o , l e c o n t r a t d e d é v e l o p p e m e n t d u r a b l e « S u s t a i n a b l e D e v e l o p m e n t C o n t r a c t » e t l a d é c l a r a t i o n d ' i n t é g r i t é d e s a f f a i r e s « B u s i n e s s I n t e g r i t y S t a t e m e n t » ;
- s ' a s s u r e r q u e l e s m e s u r e s a p p r o p r i é e s s o i e n t p r i s e s a f i n d e g a r a n t i r l a c o n f o r m i t é a u x l o i s l o c a l e s e t l e r e s p e c t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o e n t e r m e s d e p r o t e c t i o n d e s d o n n é e s p e r s o n n e l l e s , d e c o n f i d e n t i a l i t é d e s d o n n é e s g é n é r a l e s e t d e l e u r c o n s e r v a t i o n ( s o u s f o r m e d e m e d i a s i m p r i m é s o u é l e c t r o n i q u e s ) ;
- d é t e c t e r e t é l i m i n e r l e s c o n f l i t s d ' i n t é r ê t s p o t e n t i e l s o u e x i s t a n t s e n t r e l e s e m p l o y é s , l e s f o u r n i s s e u r s e t f o u l e s p a r t e n a i r e s c o m m e r c i a u x d e l a S o c i é t é ;
- d ' i n f o r m e r r é g u l i è r e m e n t l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n d e s a c t e s a c c o m p l i s e n e x é c u t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t e t d é c l a r e q u ' i l a l ' a u t o r i t é a p p r o p r i é e , l e s m o y e n s , l e s r e s s o u r c e s e t l a q u a l i f i c a t i o n n é c e s s a i r e p o u r l ' a c c o m p l i s s e m e n t d e s e s f o n c t i o n s e t q u ' i l e s t a u c o u r a n t d e t o u s l e s r è g l e m e n t s e x i s t a n t s c o n c e r n a n t s e s d r o i t s e t o b l i g a t i o n s . E n c o n s é q u e n c e , l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n r a p p e l l e a u M a n d a t a i r e S p é c i a l q u ' i l e s t r e s p o n s a b l e d e s e s a c t i o n s p e r s o n n e l l e s .
S ' i l a r r i v a i t q u e l e M a n d a t a i r e S p é c i a l s o i t p r i v é d e q u e l q u e s o u d e t o u s l e s m o y e n s , o u d e l ' a u t o r i t é n é c e s s a i r e p o u r a c c o m p l i r s e s m i s s i o n s , i l d e v r a i t i m m é d i a t e m e n t e n i n f o r m e r l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ,
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l e s t a u t o r i s é , a p r è s e n a v o i r i n f o r m é l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n , à d é l é g u e r d e s p o u v o i r s a u x e m p l o y é s d e l a S o c i é t é d a n s l e c a d r e d e l e u r s f o n c t i o n s r e s p e c t i v e s a u s e i n d e l a S o c i é t é ,
L a m o d i f i c a t i o n , l a f i n o u l a r é v o c a t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s e n t r a î n e r a l a r é s i l i a t i o n a u t o m a t i q u e d e t o u t e s o u s - d é l é g a t i o n e x i s t a n t e .
L e s p r é s e n t s p o u v o i r s a c c o r d é s e x c l u e n t t o u s a c t e s e x t r a o r d i n a i r e s d e g e s t i o n , t e l s q u e
c o n t r a c t e r d e s e m p r u n t s , a c c o r d e r u n e h y p o t h è q u e , u n g a g e o u t o u t e s g a r a n t i e s a u p r o f i t d e t i e r s s a u f a u t o r i s a t i o n , v e n d r e d e s a c t i f s m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s d e l a S o c i é t é ( à l ' e x c e p t i o n d e s a c t i f s u t i l i s é s d a n s l e s o p é r a t i o n s c o u r a n t e s e t p o u r a u t a n t q u e l e u r v a l e u r b r u t e c o m p t a b l e n e d é p a s s e p a s 5 0 . 0 0 0 e u r o s ) , a c h e t e r t o u s a c t i f s o u a c t i o n s d ' u n e S o c i é t é t i e r s , c o n s t i t u e r u n e « j o i n t - v e n t u r e » o u u n e n o u v e l l e f i l i a l e d é t e n u e à 1 0 0 % , a c h e t e r d e s b i e n s i m m o b i l i e r s o u e n r e g i s t r e r d e s m a r q u e s d é p o s é e s d e l a S o c i é t é o u d u G r o u p e S o d e x o , s i g n e r t o u s a c c o r d s d e c o n f i d e n t i a l i t é a u t r e s q u e c e u x d u c o n t r a t s t a n d a r d d ' l m a g o r , e n g a g e r d e s c o û t s p u b l i c i t a i r e s ( r a d i o , t é l é v i s i o n , p r e s s e , s p o n s o r i n g . . . ) .
D e t e l s a c t e s s e r o n t s o u m i s à l ' a c c o r d p r é a l a b l e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
V o l e t B - S u i t e
L a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s r e s t e r a e n v i g u e u r t a n t q u e M o n s i e u r P i e r r e L e b b e o c c u p e r a d a n s f a S o c i é t é l a f o n c t i o n d e M a n d a t a i r e s p é c i a l o u a u p l u s t a r d j u s q u ' a u 3 1 d é c e m b r e 2 0 1 4 .
L ' o r d r e d u j o u r é t a n t é p u i s é , l e p r é s i d e n t l è v e l a s é a n c e à 1 0 h e u r e s 3 0 e t l e s a d m i n i s t r a t e u r s p r é s e n t s o n t s i g n é l e p r o c è s - v e r b a l .
P h i l i p p e S y m o n s
A d m i n i s t r a t e u r
a
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 6 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
. R é s e r l é ' a u M o n i t e u r b e l g e
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B : A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
30/01/2014
ÿþ M M 2 1
C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
i H i
2 1 J A N 2 G 1 4
G r e f f e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 3 0 / 0 1 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e N ° d ' e n t r e p r i s e : 0 4 6 1 . 3 2 8 , 4 3 6
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : I M A G O R S A
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : R u e C h a r l e s L e m a i r e 1 , 1 1 6 0 B r u x e l l e s
O b j e t d e l ' a c t e : P r o c è s - v e r b a l d e l ' a s s e m b l é e g é n é r a l e e x t r a o r d i n a i r e d e s a s s o c i é s t e n u e l e 3 a o û t 2 0 1 3
L a p r é s e n t e a s s e m b l é e a l ' o r d r e d u j o u r s u i v a n t : M a n d a t e t n o m i n a t i o n d u c o m m i s s a i r e a u x c o m p t e s . A p r è s d é l i b é r a t i o n , l a r é s o l u t i o n s u i v a n t e e s t a d o p t é e s u r l e p o i n t à l ' o r d r e d u j o u r à l ' u n a n i m i t é d e s v o i x
L a S C R L P w C R é v i s e u r d ' E n t r e p r i s e s , a y a n t s o n s i è g e s o c i a l à 1 9 3 2 S i n t - S t e v e n s - W o l u w e , W o l u w e d a l 1 8 , d i s p o s e d ' u n m a n d a t e n t a n t q u e c o m m i s s a i r e a u x c o m p t e s p a r P r o c è s - v e r b a l d e l ' a s s e m b l é e g é n é r a l e d e s a s s o c i é s t e n u e l e 1 4 d é c e m b r e 2 0 1 1 . L a p r é s e n t e A s s e m b l é e G é n é r a l e a c c e p t e q u e l a s o c i é t é P w C d é s i g n e é g a l e m e n t M o n s i e u r G r e g o r y J o a s , r é v i s e u r d ' e n t r e p r i s e s , p o u r l a r e p r é s e n t e r e t l e c h a r g e d e l ' e x e r c i c e d e c e m a n d a t a u n o m e t p o u r l e c o m p t e d e l a S C R L . L e m a n d a t p r e n d r a f i n à l ' i s s u e d e l ' a s s e m b l é e g é n é r a l e d e s a c t i o n n a i r e s a p p e l é e à s t a t u e r s u r l e s c o m p t e s d e l ' e x e r c i c e s o c i a l q u i s e r a c l ô t u r é l e 3 1 a o û t 2 0 1 4 .
E n f o i d e q u o i , l e p r é s e n t p r o c è s - v e r b a l a é t é d r e s s é , d a t e e t l i e u c o m m e c i - d e s s u s e t , a p r è s l e c t u r e , l e p r é s i d e n t a i n s i q u e l e s e c r é t a i r e e t s c r u t a t e u r o n t s i g n é .
P i e r r e H E R N Y
A d m i n i s t r a t e u r d é l é g u é
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
21/10/2013 : BL616674
23/05/2013 : BL616674
13/02/2013 : BL616674
14/12/2012 : BL616674
31/08/2012 : BL616674
03/02/2015
ÿþ P i p a 2 . 1
i ' C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
P o u r e x t r a i t c e r t i f i é c o n f o r m e ,
P h i l i p p e S Y M O N S A d m i n i s t r a t e u r
P i e r r e H E N R Y A d m i n i s t r a t e u r
D é p o s é / R e ç u l e
2 2 J A N . 2 0 1 5
a u g r e f f e d u t r i l l e r a i d e c o m m e r c e
h o i t u 4 _ i t t " .
* 1 5 0 1 2 7 +
l I I
L
N ° d ' e n t r e p r i s e : 0 4 6 1 . 3 2 8 . 4 3 6
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : I M A G O R
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : R u e C h a r l e s L e m a i r e 1 , 1 1 6 0 A u d e r g h e m
O b i e t d e l ' a c t e : P R O C E S - V E R B A L D E L ' A S S E M B L E E G E N E R A L E O R D I N A I R E T E N U E A B R U X E L L E S , L E 1 0 D E C E M B R E 2 0 1 4
1 . M a n d a t d u c o m m i s s a i r e a u x c o m p t e s
L e p r é s i d e n t r a p p e l l e à l ' a s s e m b l é e q u e l e m a n d a t d e P w C R e v i s e u r d ' E n t r e p r i s e s , r e p r é s e n t é p a r M o n s i e u r G r e g o r y J o o s , e s t a c h e v é l o r s d e s d e r n i e r s c o m p t e s c l ô t u r é s a u 3 1 a o û t 2 0 1 4 .
L ' a s s e m b l é e d é c i d e d e r e n o u v e l e r l e m a n d a t d e P w C R e v i s e u r d ' E n t r e p r i s e s r e p r é s e n t é p a r M o n s i e u r G r e g o r y J o o s , e n t a n t q u e c o m m i s s a i r e a u x c o m p t e s .
L e m a n d a t p r e n d r a f i n à l ' i s s u e d e l ' a s s e m b l é e g é n é r a l e d e s a c t i o n n a i r e s a p p e l é e à s t a t u e r s u r l e s c o m p t e s a n n u e l s d e l ' e x e r c i c e s o c i a l q u i s e r a c l ô t u r é l e 3 1 a o û t 2 0 1 7 .
L ' a s s e m b l é e a c c e p t e e t a p p r o u v e l e r e n o u v e l l e m e n t d u m a n d a t d e M o n s i e u r G r e g o r y J o o s .
2 : T r a n s f e r t d u s i è g e s o c i a l
L ' a s s e m b l é e c o n f i r m e l a d é c i s i o n d u 2 5 n o v e m b r e d e r n i e r p a r l e c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n p a r l a q u e l l e l e s i è g e s o c i a l s e r a t r a n s f é r é à l ' i m m e u b l e s i s à 1 0 5 0 B R U X E L L E S ( I x e l l e s ) , B o u l e v a r d d e t a P l a i n e , 1 5 , à p a r t i r d u 2 9 d é c e m b r e 2 0 1 4 .
M r P i e r r e H E N R Y , d e m e u r a n t à l a R u e d e F a l l a i s 2 8 à B - 4 5 3 0 V I L L E R S - L E - B O U I L L E T , a g i s s a n t e n q u a l i t é d ' A d m i n i s t r a t e u r d é l é g u é , p o u r r a i s o l é m e n t a s s u r e r t o u t e s f o r m a l i t é s e n v u e d e l ' e x é c u t i o n d e l a r é s o l u t i o n p r i s e ,
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 0 3 / 0 2 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
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ÿþV o o r b e h o u d e r a a n h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a
M o U 2 . 0
t I l n d e b i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d b e k e n d t e m a k e n k o p i e
n a n e e r l e g g i n g t e r g r i f f i e v a n d e a k t e
~
1 1 1 1 1 1 J 1 1 [ 1 1 ! 1 1 , I I ~ I I I B I ~ ~ o 8 " 1 1 1
O n d e r n e m i n g s n r : 0 4 6 1 . 3 2 8 . 4 3 6
B e n a m i n g
( v o l u i t ) : 1 M A G O R S E R V I C E S & C O
R e c h t s v o r m : V E N N O O T S C H A P O N D E R F I R M A
Z e t e i : C h a r l e s L e m a i r e s t r a a t 1 , 1 1 6 0 O u d e r g e m
O n d e r w e r p a k t e : O N T S L A G Z A A K V O E R D E R - B E N O E M I N G N I E U W E Z A A K V O E R D E R
0 s N 4 A R . 2 0 1 1
R W S t L .
G r i f f i e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 2 1 / 0 3 / 2 0 1 1 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
( U i t t r e k s e l s u i t d e n o t u l e n v a n d e v e r g a d e r i n g v a n d e A l g e m e n e V e r g a d e r i n g g e h o u d e n o p 9 d e c e m b e r 2 0 0 9 )
D e A l g e m e n e V e r g a d e r i n g :
1 . n e e m t k e n n i s e n a a n v a a r d t , m e t i n g a n g v a n 9 d e c e m b e r 2 0 0 9 , h e t o n t s l a g v a n d e h e e r M i c h e l C r o i s é a l s . Z a a k v o e r d e r v a n d e v e n n o o t s c h a p ;
2 . b e s l i s t d e h e e r M i c h e l C r o i s é t e v e r v a n g e n d o o r d e h e e r M a r c R o l l a n d , w o n e n d e i n F r a n k r i j k , C h e m i n d e , l a B u t t e , 3 7 , 7 8 6 2 0 l ' E t a n g - f a - V i l l e , a l s Z a a k v o e r d e r v a n d e v e n n o o t s c h a p e n d i t m e t i n g a n g v a n 9 d e c e m b e r - 2 0 0 9 .
V o o r e e n s l u i d e n d v e r k l a a r d e u i t t r e k s e l s
P i e r r e H E N R Y
Z a a k v o e r d e r
O p d e l a a t s t e b l z . v a n L u i k B v e r m e l d e n R e c t o : N a a m e n h o e d a n i g h e i d v a n d e i n s t r u m e n t e r e n d e n o t a r i s , h e t z i j v a n d e p e r s o ( o ) n ( e n ) b e v o e g d d e r e c h t s p e r s o o n t e n a a n z i e n v a n d e r d e n t e v e r t e g e n w o o r d i g e n
V e r s o : N a a m e n h a n d t e k e n i n g ,
01/03/2011 : BL616674
19/04/2010 : BL616674
12/02/2010 : BL616674
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06/11/2009 : BL616674
18/02/2009 : BL616674
18/02/2009 : BL616674
26/01/2009 : BL616674
12/05/2015
ÿþR é s e r v é
a u
M o n i t e u r
b e l g e
. . a
3 D A V R . 2 0 1 5
C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
v e p o s e ! R e ç u l e
a u g r e f f e d u t r i b u n a l d e c o m m e r c e f r a n c o p h o n e d e e t t % l i n s
M c d 2 . 1
N ° d ' e n t r e p r i s e : 0 4 6 1 . 3 2 8 . 4 3 6
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : I M A G O R
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : B o u l e v a r d d e l a P l a i n e 1 5 , 1 0 5 0 B r u x e l l e s
O b j e t d e l ' a c t e : P R O C E S - V E R B A L D E L A R E U N I O N D U C O N S E I L D ' A D M I N I S T R A T I O N T E N U E A B R U X E L L E S , L E 2 2 D E C E M B R E 2 0 1 4
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
R é s o l u t i o n 1 : C o n f i r m a t i o n d e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e c o m m e M a n d a t a i r e s p é c i a l
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n c o n f i r m e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e , n é l e 1 2 m a i 1 9 7 3 , d o m i c i l i é 1 1 b i s , R u e d ' O r l é a n s , 9 2 2 0 0 , N e u i l l y - S u r - S e i n e , F r a n c e , d a n s s e s f o n c t i o n s d e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e l a S o c i é t é .
R é s o l u t i o n 2 ; D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d é c i d e d ' a c c o r d e r à M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e e n s a q u a l i t é d e M a n d a t a i r e s p é c i a l , l e s p o u v o i r s s u i v a n t s
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l e s t a u t o r i s é à r e p r é s e n t e r l a S o c i é t é e t s e s f i l i a l e s d a n s t o u t e s l e s a c t i v i t é s d e g e s t i o n o r d i n a i r e e t à s i g n e r t o u s d o c u m e n t s q u i p o u r r o n t ê t r e n é c e s s a i r e s o u s o u h a i t a b l e s à c e t e f f e t .
- I l d e v r a a s s u r e r l ' e x é c u t i o n d e t o u t e s l e s o b l i g a t i o n s l é g a l e s a p p l i c a b l e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é , e t m e n e r l e s a f f a i r e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s l o i s b e l g e s , l e s s t a t u t s d e l a S o c i é t é e t a u s s i e n c o n f o r m i t é a v e c l e B u d g e t a p p r o u v é e t l e B u d g e t C a p e x , t e l s q u e c o n f i r m é s p a r l e « M a n d a t a i r e s p é c i a l » d ' l m a g o r d a n s s a l e t t r e « O b j e c t i v e s A p p r o v a l L e t t e r » e t e n c o n f i r m a t i o n a v e c l e s p o l i t i q u e s d u g r o u p e e t e n p a r t i c u l i e r c o m m e s u i t
- 1 1 p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s a v e c d e s f o u r n i s s e u r s , é t a n t l e s u j e t d u s t r i c t e r e s p e c t d e l a p o l i t i q u e d e s o u s - t r a i t a n c e d ' i m a g o r , j u s q u ' à u n m o n t a n t a n n u e l m a x i m u m d e 3 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s à m o i n s q u ' i l n ' e n s o i t s p é c i f i é a u t r e m e n t c i - d e s s o u s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e s s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
A . S e c t e u r c o m m e r c i a l
- I l p o u r r a a g i r e n t a n t q u e r e p r é s e n t a n t l é g a l d e l a S o c i é t é p o u r t o u t e s o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , c o n f o r m é m e n t a u x r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s a p p l i c a b l e s a u x o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é à l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e e n m a t i è r e d e f i x a t i o n d e s p r i x e t l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e à l a c o n c u r r e n c e . P o u r t o u t a p p e l d ' o f f r e o u t o u t e t r a n s a c t i o n c o m m e r c i a l e , s o i t a v e c d e s c l i e n t s , s o i t a v e c d e s s o c i é t é s a f f i l i é e s c o n c e r n a n t u n v o l u m e d ' a f f a i r e s e x c é d a n t 5 0 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , l e m a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ;
- I l s e r a r e s p o n s a b l e d e l a d é l i v r a n c e e t d e l a v a l i d i t é d e l ' e n s e m b l e d e s a u t o r i s a t i o n s e t l i c e n c e s n é c e s s a i r e s r e l a t i v e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ;
- I l d e v r a a s s u r e r l e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r é g l e m e n t a t i o n s c o m m e r c i a l e s e t e n m a t i è r e d e r é g l e m e n t a t i o n d e l a c o n c u r r e n c e ;
- l i p o u r r a a c q u é r i r t o u s a c t i f s i m m o b i l i s é s , m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t d a n s l a l i m i t e d u b u d g e t C a p e x ;
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B : A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
- I l p o u r r a t o u e r e t g é r e r t o u s b i e n s e t d r o i t s i m m o b i l i e r s e t m o b i l i e r s d e t o u t e n a t u r e d a n s l a l i m i t e d e 3 3 3 . 0 0 0 ' e u r o s p a r a n , a v e c t o u t e f o i s u n p l a f o n d t o t a l n e d é p a s s a n t p a s 1 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , p o u r u n e d u r é e n ' e x c é d a n t p a s t r o i s ( 3 ) a n s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e m a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
C . S e c t e u r c o m p t a b l e / f i n a n c i e r / f i s c a l
- l l d e v r a p r é p a r e r e t d i f f u s e r l e s é t a t s f i n a n c i e r s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r i n c i p e s c o m p t a b l e s g é n é r a l e m e n t a c c e p t é s , n o t a m m e n t l e m a n u e l c o m p t a b l e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p a c c o u n t i n g m a n u a l » ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r a u x r è g l e s d ' o r d e g e s t i o n d e t r é s o r e r i e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p T r e a s u r y M a n a g e m e n t G o l d e n R u l e s » ;
- I ! d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e « C a r d P o l i c y » ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s o r d r e s d e p a i e m e n t s e t a u t r e s d o c u m e n t s b a n c a i r e s e t e n g é n é r a l e f f e c t u e r t o u t e s a u t r e s t r a n s a c t i o n s b a n c a i r e s , y c o m p r i s l e s i n v e s t i s s e m e n t s f i n a n c i e r s , à l ' e x c e p t i o n d e s " f u t u r e s " , d é r i v é s i n t é g r é s e t a u t r e s t r a n s a c t i o n s d é r i v é e s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 2 5 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p o u r d e s t r a n s a c t i o n s d o n t l ' o b j e t s o n t d e s t r a n s f e r t s d e t r é s o r e r i e e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d e l a m ê m e b a n q u e o u e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d ' a u t r e s b a n q u e s . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
- I l p o u r r a s i g n e r l e s d é c l a r a t i o n s f i s c a l e s e t l e s é t a t s f i n a n c i e r s , a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s , d é c l a r a t i o n s o u r e ç u s o f f i c i e l s o u r e l e v a n t d e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ( e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é a u x d é c i s i o n s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n e t d e s A s s e m b l é e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e t 1 o u d e s S o c i é t é s a f f i l i é e s a i i e c a s s e p r é s e n t e ) .
- I l p o u r r a s i g n e r e t e x é c u t e r t o u s l e s c o n t r a t s r e l a t i f s a u x i n i t i a t i v e s d e « I n t e r n a t i o n a l C a s h - P e e l i n g » d i r i g é e s p a r I m a g o r e t / o u l e g r o u p e S o d e x o , e t a c c o m p l i r t o u t e s l e s f o r m a l i t é s n é c e s s a i r e s q u i p o u r r a i e n t ê t r e r e q u i s e s p a r l e d r o i t a p p l i c a b l e ;
D . S e c t e u r s o c i a l
- I I p o u r r a e n g a g e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r l e s c o n t r a t s d e t r a v a i l , d é t e r m i n e r l e m o d e d e r é m u n é r a t i o n d u p e r s o n n e l d o n t l a r é m u n é r a t i o n a n n u e l l e o u l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s e p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l p o u r r a l i c e n c i e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r d e s a c c o r d s d e t r a n s a c t i o n p o u r l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l d e v r a d ' u n e m a n i è r e g é n é r a l e s e c o n f o r m e r à t o u t e s l e s r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s , d e s é c u r i t é o u d ' h y g i è n e a p p l i c a b l e s à l a S o c i é t é .
- I l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s « C a r l e a s i n g » d ' u n e d u r é e e n t r e t r o i s ( 3 ) a n s e t c i n q ( 5 ) a n s ;
A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e l a p o l i t i q u e d e b o n u s a n n u e l d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p A n n u e l B o n u s P o l i c y » ;
- I I p o u r r a s i g n e r t o u t e s d é c l a r a t i o n s v i s - à - v i s d e l ' A d m i n i s t r a t i o n d e l a S é c u r i t é S o c i a l e a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s e t r e ç u s o f f i c i e l s r e l a t i f s a u x r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s .
E . S e c t e u r s M a r k e t i n g / C o m m u n i c a t i o n
l i d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p o l i t i q u e s d e c o m m u n i c a t i o n d u G r o u p e S o d e x o e t l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , l a c o m m u n i c a t i o n i n t e r n e e t e x t e r n e d e l a S o c i é t é , l a p o l i t i q u e d e s m a r q u e s e t b r e v e t s , l e s c o m m u n i q u é s d e p r e s s e , l e s s i t e s i n t e r n e t , l e s d é c i s i o n s e n m a t i è r e d e m a r k e t i n g e t c . . . ;
F . S e c t e u r I n f o r m a t i o n e t T e c h n o l o g i e
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r a t i q u e s « I S & T » d u G r o u p e S o d e x o , l e s r è g l e s « S o d e x o G r o u p l S & T G o l d e n R u l e s » , l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , t o u s l e s s y s t è m e s t e c h n o l o g i q u e s d e l a S o c i é t é ( p r o t e c t i o n
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
d e l a c o n f i d e n t i a l i t é e t i n t é g r i t é d e t o u t e s l e s d o n n é e s . . . . ) , l a c o l l e c t e d e s d o n n é e s , i e t r a i t e m e n t e t l e t r a n s f e r t d e c e s d e r n i è r e s .
i l d e v r a a p p r o u v e r t o u t e s l e s d é p e n s e s ( O P E X , C A P E X , y c o m p r i s l ' i n v e s t i s s e m e n t i n i t i a l e t l e s f r a i s d ' e x p l o i t a t i o n ) e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r è g l e s d ' o r s e r v i c e s d ' i n f o r m a t i o n e t d e t e c h n o l o g i e « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » e t c e p o u r u n m o n t a n t n ' e x c é d a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l s ' e n g a g e à d e m a n d e r l ' a v i s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n ,
G . D i v e r s
i l p o u r r a r e p r é s e n t e r ! e s i n t é r ê t s d e t a S o c i é t é d e v a n t t o u t e s l e s a u t o r i t é s d e l ' E t a t ( à l ' e x c l u s i o n d e s a u t o r i t é s g e s t i o n n a i r e s d e s m a r c h é s b o u r s i e r s ) , l e s c o u r s e t t r i b u n a u x e t l e s t r i b u n a u x d ' a r b i t r a g e .
I f i n f o r m e r a l e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d e m a n i è r e p é r i o d i q u e d e t o u s l e s d é v e l o p p e m e n t s a y a n t t r a i t a u x p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s o u l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c é d a n t ! e 1 0 0 0 0 0 e u r o s , a i n s i q u e d e t o u t e s ! e s p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s ( i ) p o u v a n t e n g e n d r e r u n e p u b l i c i t é n é g a t i v e , o u ( i i ) q u i s o n t l i é e s à d e s p r o c é d u r e s p é n a l e s , o u ( i i i ) i m p l i q u a n t u n e m p l o y é d u n i v e a u N - 1 .
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l n e p o s s è d e a u c u n p o u v o i r d é t e r m i n a n t e n m a t i è r e d e p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s l o r s q u e l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c è d e
2 0 0 0 0 0 e u r o s . A u d e l à d e c e t t e l i m i t e l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a o b t e n i r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a p r e n d r e t o u t e s l e s m e s u r e s n é c e s s a i r e s p o u r a s s u r e r l e r e s p e c t d e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s e t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t q u ' i l a p a r m i d ' a u t r e s t â c h e s l a r e s p o n s a b i l i t é d e :
- s ' a s s u r e r q u ' u n e s é p a r a t i o n a p p r o p r i é e d e s f o n c t i o n s s o i t a p p l i q u é e d a n s l a S o c i é t é d e m a n i è r e a d é q u a t e ;
- s ' a s s u r e r d e l ' a d h é s i o n d e l a S o c i é t é a u x p r i n c i p e s é t h i q u e s d u g r o u p e S o d e x o , l e c o n t r a t d e d é v e l o p p e m e n t d u r a b l e « S u s t a i n a b l e D e v e l o p m e n t C o n t r a c t » e t l a d é c l a r a t i o n d ' i n t é g r i t é d e s a f f a i r e s « B u s i n e s s i n t e g r i t y S t a t e m e n t »
- s ' a s s u r e r q u e l e s m e s u r e s a p p r o p r i é e s s o i e n t p r i s e s a f i n d e g a r a n t i r l a c o n f o r m i t é a u x l o i s l o c a l e s e t l e r e s p e c t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o e n t e r m e s d e p r o t e c t i o n d e s d o n n é e s p e r s o n n e l l e s , d e c o n f i d e n t i a l i t é d e s d o n n é e s g é n é r a l e s e t d e l e u r c o n s e r v a t i o n ( s o u s f o r m e d e m e d i a s i m p r i m é s o u é l e c t r o n i q u e s ) ;
- d é t e c t e r e t é l i m i n e r l e s c o n f l i t s d ' i n t é r ê t s p o t e n t i e l s o u e x i s t a n t s e n t r e l e s e m p l o y é s , l e s f o u r n i s s e u r s e t t o u l e s p a r t e n a i r e s c o m m e r c i a u x d e l a S o c i é t é ;
- d ' i n f o r m e r r é g u l i è r e m e n t i e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n d e s a c t e s a c c o m p l i s e n e x é c u t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t e t d é c l a r e q u ' i l a l ' a u t o r i t é a p p r o p r i é e , l e s m o y e n s , l e s r e s s o u r c e s e t l a q u a l i f i c a t i o n n é c e s s a i r e p o u r l ' a c c o m p l i s s e m e n t d e s e s f o n c t i o n s e t q u ' i l e s t a u c o u r a n t d e t o u s l e s r è g l e m e n t s e x i s t a n t s c o n c e r n a n t s e s d r o i t s e t o b l i g a t i o n s . E n c o n s é q u e n c e , l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n r a p p e l l e a u M a n d a t a i r e S p é c i a l q u ' i l e s t r e s p o n s a b l e d e s e s a c t i o n s p e r s o n n e l l e s .
S ' i l a r r i v a i t q u e l e M a n d a t a i r e S p é c i a l s o i t p r i v é d e q u e l q u e s o u d e t o u s l e s m o y e n s , o u d e l ' a u t o r i t é n é c e s s a i r e p o u r a c c o m p l i r s e s m i s s i o n s , i l d e v r a i t i m m é d i a t e m e n t e n i n f o r m e r l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ,
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l e s t a u t o r i s é , a p r è s e n a v o i r i n f o r m é l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n , à d é l é g u e r d e s p o u v o i r s a u x e m p l o y é s d e l a S o c i é t é d a n s l e c a d r e d e l e u r s f o n c t i o n s r e s p e c t i v e s a u s e i n d e l a S o c i é t é .
L a m o d i f i c a t i o n , l a f i n o u l a r é v o c a t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s e n t r a î n e r a l a r é s i l i a t i o n a u t o m a t i q u e d e t o u t e s o u s - d é l é g a t i o n e x i s t a n t e ,
L e s p r é s e n t s p o u v o i r s a c c o r d é s e x c l u e n t t o u s a c t e s e x t r a o r d i n a i r e s d e g e s t i o n , t e l s q u e
c o n t r a c t e r d e s e m p r u n t s , a c c o r d e r u n e h y p o t h è q u e , u n g a g e o u t o u t e s g a r a n t i e s a u p r o f i t d e t i e r s s a u f a u t o r i s a t i o n , v e n d r e d e s a c t i f s m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s d e l a S o c i é t é ( à l ' e x c e p t i o n d e s a c t i f s u t i l i s é s d a n s l e s o p é r a t i o n s c o u r a n t e s e t p o u r a u t a n t q u e l e u r v a l e u r b r u t e c o m p t a b l e n e d é p a s s e p a s 5 0 . 0 0 0 e u r o s ) , a c h e t e r t o u s a c t i f s o u a c t i o n s d ' u n e S o c i é t é t i e r s , c o n s t i t u e r u n e « j o i n t v e n t u r e » o u u n e n o u v e l l e f i l i a l e d é t e n u e à 1 0 0 % , a c h e t e r d e s b i e n s i m m o b i l i e r s o u e n r e g i s t r e r d e s m a r q u e s d é p o s é e s d e l a S o c i é t é o u d u G r o u p e S o d e x o , s i g n e r t o u s a c c o r d s d e c o n f i d e n t i a l i t é a u t r e s q u e c e u x d u c o n t r a t s t a n d a r d d ' I m a g e , e n g a g e r d e s c o û t s p u b l i c i t a i r e s ( r a d i o , t é l é v i s i o n , p r e s s e , s p o n s o r i n g . . . ) .
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
D e t e l s a c t e s s e r o n t s o u m i s à l ' a c c o r d p r é a l a b l e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
L a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s r e s t e r a e n v i g u e u r t a n t q u e M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e o c c u p e r a d a n s l a S o c i é t é l a f o n c t i o n d e M a n d a t a i r e s p é c i a l o u a u p l u s t a r d j u s q u ' a u 3 1 d é c e m b r e 2 0 1 5 .
R é s o l u t i o n 3 : C o n f i r m a t i o n d e M o n s i e u r P i e r r e L e b b e c o m m e M a n d a t a i r e s p é c i a l
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n c o n f i r m e M o n s i e u r P i e r r e L e b b e , n é l e 8 a o û t 1 9 7 8 , d o m i c i l i é R u e d e l a C o n c o r d e 5 0 , 1 0 5 0 B r u x e l l e s , B e l g i q u e , d a n s s e s f o n c t i o n s d e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e l a S o c i é t é .
R é s o l u t i o n 4 : D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r P i e r r e L e b b e
L e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d é c i d e d ' a c c o r d e r à M o n s i e u r P i e r r e L e b b e e n s a q u a l i t é d e M a n d a t a i r e s p é c i a l , l e s p o u v o i r s s u i v a n t s
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l e s t a u t o r i s é à r e p r é s e n t e r l a S o c i é t é e t s e s f i l i a l e s d a n s t o u t e s l e s a c t i v i t é s d e g e s t i o n o r d i n a i r e e t à s i g n e r t o u s d o c u m e n t s q u i p o u r r o n t ê t r e n é c e s s a i r e s o u s o u h a i t a b l e s à c e t e f f e t
- I l d e v r a a s s u r e r l ' e x é c u t i o n d e t o u t e s l e s o b l i g a t i o n s l é g a l e s a p p l i c a b l e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é , e t m e n e r l e s a f f a i r e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s l o i s b e l g e s , l e s s t a t u t s d e l a S o c i é t é e t a u s s i e n c o n f o r m i t é a v e c l e B u d g e t a p p r o u v é e t l e B u d g e t C a p e x , t e l s q u e c o n f i r m é s p a r l e « M a n d a t a i r e s p é c i a l » d ' I m a g o r d a n s s a l e t t r e « O b j e c t i v e s A p p r o v a l L e t t e r » e t e n c o n f i r m a t i o n a v e c l e s p o l i t i q u e s d u g r o u p e e t e n p a r t i c u l i e r c o m m e s u i t :
- I l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s a v e c d e s f o u r n i s s e u r s , é t a n t l e s u j e t d u s t r i c t e r e s p e c t d e l a p o l i t i q u e d e s o u s - t r a i t a n c e d ' I m a g o r , j u s q u ' à u n m o n t a n t a n n u e l m a x i m u m d e 1 0 . 0 0 0 d ' e u r o s à m o i n s q u ' i l n ' e n s o i t s p é c i f i é a u t r e m e n t c i - d e s s o u s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
B . S e c t e u r c o m m e r c i a l
- I l s e r a r e s p o n s a b l e d e l a d é l i v r a n c e e t d e l a v a l i d i t é d e l ' e n s e m b l e d e s a u t o r i s a t i o n s e t l i c e n c e s n é c e s s a i r e s r e l a t i v e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ;
- I l d e v r a a s s u r e r l e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r é g l e m e n t a t i o n s c o m m e r c i a l e s e t e n m a t i è r e d e r é g l e m e n t a t i o n d e l a c o n c u r r e n c e ;
e c t e u r c o m p t a b l e / f i n a n c i e r / f i s c a l
- I I d e v r a p r é p a r e r e t d i f f u s e r l e s é t a t s f i n a n c i e r s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r i n c i p e s c o m p t a b l e s g é n é r a l e m e n t a c c e p t é s , n o t a m m e n t l e m a n u e l c o m p t a b l e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p a c c o u n t i n g m a n u e l » ;
- I I d e v r a s e c o n f o r m e r a u x r è g l e s d ' o r d e g e s t i o n d e t r é s o r e r i e d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p T r e a s u r y M a n a g e m e n t G o l d e n R u l e s » ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e « C a r d P o l i c y » ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s o r d r e s d e p a i e m e n t s e t a u t r e s d o c u m e n t s b a n c a i r e s e t e n g é n é r a l e f f e c t u e r t o u t e s a u t r e s t r a n s a c t i o n s b a n c a i r e s , y c o m p r i s l e s i n v e s t i s s e m e n t s f i n a n c i e r s , ( à l ' e x c e p t i o n d e s " f u t u r e s " , d é r i v é s i n t é g r é s e t a u t r e s t r a n s a c t i o n s d é r i v é e s ) à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 5 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p o u r d e s t r a n s a c t i o n s d o n t l ' o b j e t s o n t d e s t r a n s f e r t s d e t r é s o r e r i e e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d e l a m ê m e b a n q u e o u e n t r e l e s c o m p t e s b a n c a i r e s d e l a S o c i é t é a u p r è s d ' a u t r e s b a n q u e s . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
- I I p o u r r a s i g n e r d e s o r d r e s d e p a i e m e n t p o u r l e s t r a n s a c t i o n s é t a b l i e s e x c l u s i v e m e n t a u s e i n d u G r o u p e S o d e x o a v e c E t i n o u d a n s l e c a d r e d u C a s h P o o l i n g m i s e n o e u v r e p a r l a S o c i é t é a v e c l e s e n t r e p r i s e s p a r t i c i p a n t e s é l i g i b l e s , f i l i a l e s d i r e c t e s o u i n d i r e c t e s d e S o d e x o S A , p o u r u n m o n t a n t d e 2 5 . 0 0 0 , 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n ;
- I I p o u r r a s i g n e r l e s d é c l a r a t i o n s f i s c a l e s e t l e s é t a t s f i n a n c i e r s , a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s , d é c l a r a t i o n s o u r e ç u s o f f i c i e l s o u r e l e v a n t d e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é ( e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é a u x
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
d é c i s i o n s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n e t d e s A s s e m b l é e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e t / o u d e s S o c i é t é s a f f i l i é e s x s i l e c a s s e p r é s e n t e ) .
- I l p o u r r a s i g n e r e t e x é c u t e r t o u s l e s c o n t r a t s r e l a t i f s a u x i n i t i a t i v e s d e « I n t e r n a t i o n a l C a s h - P o o l i n g » d i r i g é e s p a r I m a g e r e t / o u l e g r o u p e S o d e x o , e t a c c o m p l i r t o u t e s l e s f o r m a l i t é s n é c e s s a i r e s q u i p o u r r a i e n t ê t r e r e q u i s e s p a r l e d r o i t a p p l i c a b l e ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s n o t e s d e c r é d i t p o u r u n m o n t a n t d e 5 0 0 e u r o s .
( . S e c t e u r s o c i a l
- I l p o u r r a e n g a g e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r l e s c o n t r a t s d e t r a v a i l , d é t e r m i n e r l e m o d e d e r é m u n é r a t i o n d u p e r s o n n e l d o n t l a r é m u n é r a t i o n a n n u e l l e o u l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s e p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l p o u r r a l i c e n c i e r l e p e r s o n n e l e t t o u t e s a u t r e s p e r s o n n e s , s i g n e r d e s a c c o r d s d e t r a n s a c t i o n p o u r l e s i n d e m n i t é s d e l i c e n c i e m e n t n e d é p a s s a n t p a s 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s ;
- I l d e v r a d ' u n e m a n i è r e g é n é r a l e s e c o n f o r m e r à t o u t e s l e s r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s , d e s é c u r i t é o u d ' h y g i è n e a p p l i c a b l e s à l a S o c i é t é .
- I l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s « C a r l e a s i n g » d ' u n e d u r é e e n t r e t r o i s ( 3 ) a n s e t c i n q ( 5 ) a n s ;
A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n ;
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e l a p o l i t i q u e d e b o n u s a n n u e l d u g r o u p e S o d e x o « S o d e x o G r o u p A n n u e l B o n u s P o l i c y » ;
- I l p o u r r a s i g n e r t o u t e s d é c l a r a t i o n s v i s - à - v i s d e l ' A d m i n i s t r a t i o n d e l a S é c u r i t é S o c i a l e a i n s i q u e t o u s a u t r e s d o c u m e n t s e t r e ç u s o f f i c i e l s r e l a t i f s a u x r é g l e m e n t a t i o n s s o c i a l e s .
J . S e c t e u r s M a r k e t i n g / C o m m u n i c a t i o n
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c f e s p o l i t i q u e s d e c o m m u n i c a t i o n d u G r o u p e S o d e x o e t l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , l a c o m m u n i c a t i o n i n t e r n e e t e x t e r n e d e l a S o c i é t é , l a p o l i t i q u e d e s m a r q u e s e t b r e v e t s , l e s c o m m u n i q u é s d e p r e s s e , l e s s i t e s i n t e r n e t , l e s d é c i s i o n s e n m a t i è r e d e m a r k e t i n g e t c . . . ;
K . S e c t e u r I n f o r m a t i o n e t T e c h n o l o g i e
I l d e v r a g é r e r e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r a t i q u e s « I S & T » d u G r o u p e S o d e x o , l e s r è g l e s « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » , l e s r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s , t o u s l e s s y s t è m e s t e c h n o l o g i q u e s d e l a S o c i é t é ( p r o t e c t i o n d e l a c o n f i d e n t i a l i t é e t i n t é g r i t é d e t o u t e s l e s d o n n é e s . . . . ) , f a c o l l e c t e d e s d o n n é e s , l e t r a i t e m e n t e t f e t r a n s f e r t d e c e s d e r n i è r e s .
I l d e v r a a p p r o u v e r t o u t e s l e s d é p e n s e s ( O P E X , C A P E X , y c o m p r i s l ' i n v e s t i s s e m e n t i n i t i a l e t l e s f r a i s d ' e x p l o i t a t i o n ) e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r è g l e s d ' o r s e r v i c e s d ' i n f o r m a t i o n e t d e t e c h n o l o g i e « S o d e x o G r o u p I S & T G o l d e n R u l e s » e t c e p o u r u n m o n t a n t n ' e x c é d a n t p a s 2 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e M a n d a t a i r e s p é c i a l s ' e n g a g e à d e m a n d e r l ' a v i s d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
L . D i v e r s
I l p o u r r a r e p r é s e n t e r l e s i n t é r ê t s d e l a S o c i é t é d e v a n t t o u t e s l e s a u t o r i t é s d e l ' E t a t ( à l ' e x c l u s i o n d e s a u t o r i t é s g e s t i o n n a i r e s d e s m a r c h é s b o u r s i e r s ) , l e s c o u r s e t t r i b u n a u x e t l e s t r i b u n a u x d ' a r b i t r a g e .
I l i n f o r m e r a l e C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n d e m a n i è r e p é r i o d i q u e d e t o u s l e s d é v e l o p p e m e n t s a y a n t t r a i t a u x p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s o u l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c é d a n t l e 1 0 0 0 0 e u r o s , a i n s i q u e d e t o u t e s l e s p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s ( i ) p o u v a n t e n g e n d r e r u n e p u b l i c i t é n é g a t i v e , o u ( i i ) q u i s o n t l i é e s à d e s p r o c é d u r e s p é n a l e s , o u ( i i i ) i m p l i q u a n t u n e m p l o y é d u n i v e a u N - 1 .
L e M a n d a t a i r e s p é c i a l n e p o s s è d e a u c u n p o u v o i r d é t e r m i n a n t e n m a t i è r e d e p r o c é d u r e s c o n t e n t i e u s e s l o r s q u e l e r i s q u e f i n a n c i e r e n c o u r u p a r l a s o c i é t é e x c è d e
5 0 0 0 0 e u r o s . A u d e l à d e c e t t e l i m i t e l e M a n d a t a i r e s p é c i a l d e v r a o b t e n i r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n .
R é s e r v é
a u
M o n i t e u r
b e l g e
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 1 2 / 0 5 / 2 0 1 5 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
V o l e t B - S u i t e
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l d e v r a p r e n d r e t o u t e s l e s m e s u r e s n é c e s s a i r e s p o u r a s s u r e r l e r e s p e c t d e s ` r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s e t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t q u ' i l a p a r m i d ' a u t r e s t â c h e s l a r e s p o n s a b i l i t é d e
- s ' a s s u r e r q u ' u n e s é p a r a t i o n a p p r o p r i é e d e s f o n c t i o n s s o i t a p p l i q u é e d a n s l a S o c i é t é d e m a n i è r e a d é q u a t e ;
- s ' a s s u r e r d e l ' a d h é s i o n d e i a S o c i é t é a u x p r i n c i p e s é t h i q u e s d u g r o u p e S o d e x o , l e c o n t r a t d e d é v e l o p p e m e n t d u r a b l e « S u s t a i n a b l e D e v e t o p m e n t C o n t r a c t » e t l a d é c l a r a t i o n d ' i n t é g r i t é d e s a f f a i r e s « B u s i n e s s I n t e g r i t y S t a t e m e n t » ;
- s ' a s s u r e r q u e l e s m e s u r e s a p p r o p r i é e s s o i e n t p r i s e s a f i n d e g a r a n t i r l a c o n f o r m i t é a u x l o i s l o c a l e s e t l e r e s p e c t d e s p o l i t i q u e s d u G r o u p e S o d e x o e n t e r m e s d e p r o t e c t i o n d e s d o n n é e s p e r s o n n e l l e s , d e c o n f i d e n t i a l i t é d e s d o n n é e s g é n é r a l e s e t d e l e u r c o n s e r v a t i o n ( s o u s f o r m e d e m e d i a s i m p r i m é s o u é l e c t r o n i q u e s ) ;
- d é t e c t e r e t é l i m i n e r l e s c o n f l i t s d ' i n t é r ê t s p o t e n t i e l s o u e x i s t a n t s e n t r e l e s e m p l o y é s , l e s f o u r n i s s e u r s e t / o u l e s p a r t e n a i r e s c o m m e r c i a u x d e l a S o c i é t é ;
- d ' i n f o r m e r r é g u l i è r e m e n t l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n d e s a c t e s a c c o m p l i s e n e x é c u t i o n d e l a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l r e c o n n a î t e t d é c l a r e q u ' i f a l ' a u t o r i t é a p p r o p r i é e , l e s m o y e n s , l e s r e s s o u r c e s e t l a q u a l i f i c a t i o n n é c e s s a i r e p o u r l ' a c c o m p l i s s e m e n t d e s e s f o n c t i o n s e t q u ' i l e s t a u c o u r a n t d e t o u s t e s r è g l e m e n t s e x i s t a n t s c o n c e r n a n t s e s d r o i t s e t o b l i g a t i o n s . E n c o n s é q u e n c e , l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n r a p p e l l e a u M a n d a t a i r e S p é c i a l q u ' i l e s t r e s p o n s a b l e d e s e s a c t i o n s p e r s o n n e l l e s .
S ' i l a r r i v a i t q u e l e M a n d a t a i r e S p é c i a l s o i t p r i v é d e q u e l q u e s o u d e t o u s l e s m o y e n s , o u d e l ' a u t o r i t é n é c e s s a i r e p o u r a c c o m p l i r s e s m i s s i o n s , i l d e v r a i t i m m é d i a t e m e n t e n i n f o r m e r l e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
L e M a n d a t a i r e S p é c i a l e s t a u t o r i s é , a p r è s e n a v o i r i n f o r m é i e C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n , à d é l é g u e r d e s p o u v o i r s a u x e m p l o y é s d e i a S o c i é t é d a n s l e c a d r e d e l e u r s f o n c t i o n s r e s p e c t i v e s a u s e i n d e i a S o c i é t é ,
L a m o d i f i c a t i o n , l a f i n o u l a r é v o c a t i o n d e i a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s e n t r a î n e r a l a r é s i l i a t i o n a u t o m a t i q u e d e t o u t e s o u s - d é l é g a t i o n e x i s t a n t e .
L e s p r é s e n t s p o u v o i r s a c c o r d é s e x c l u e n t t o u s a c t e s e x t r a o r d i n a i r e s d e g e s t i o n , t e l s q u e
c o n t r a c t e r d e s e m p r u n t s , a c c o r d e r u n e h y p o t h è q u e , u n g a g e o u t o u t e s g a r a n t i e s a u p r o f i t d e t i e r s s a u f a u t o r i s a t i o n , v e n d r e d e s a c t i f s m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s d e l a S o c i é t é ( à l ' e x c e p t i o n d e s a c t i f s u t i l i s é s d a n s l e s o p é r a t i o n s c o u r a n t e s e t p o u r a u t a n t q u e l e u r v a l e u r b r u t e c o m p t a b l e n e d é p a s s e p a s 5 0 . 0 0 0 e u r o s ) , a c h e t e r t o u s a c t i f s o u a c t i o n s d ' u n e S o c i é t é t i e r s , c o n s t i t u e r u n e « j o i n t v e n t u r e » o u u n e n o u v e l l e f i l i a l e d é t e n u e à 1 0 0 % , a c h e t e r d e s b i e n s i m m o b i l i e r s o u e n r e g i s t r e r d e s m a r q u e s d é p o s é e s d e l a S o c i é t é o u d u G r o u p e S o d e x o , s i g n e r t o u s a c c o r d s d e c o n f i d e n t i a l i t é a u t r e s q u e c e u x d u c o n t r a t s t a n d a r d d ' l m a g o r , e n g a g e r d e s c o û t s p u b l i c i t a i r e s ( r a d i o , t é l é v i s i o n , p r e s s e , s p o n s o r i n g . . , ) .
D e t e l s a c t e s s e r o n t s o u m i s à l ' a c c o r d p r é a l a b l e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
L a p r é s e n t e d é l é g a t i o n d e p o u v o i r s r e s t e r a e n v i g u e u r t a n t q u e M o n s i e u r l i e r r e L e b b e o c c u p e r a d a n s l a S o c i é t é l a f o n c t i o n d e M a n d a t a i r e s p é c i a l o u a u p l u s t a r d j u s q u ' a u 3 1 d é c e m b r e 2 0 1 5 .
P o u r e x t r a i t c e r t i f i é c o n f o r m e ,
P h i l i p p e S Y M O N S P i e r r e H E N R Y
A d m i n i s t r a t e u r A d m i n i s t r a t e u r - d é l é g u é
02/04/2008 : BL616674
02/04/2008 : BL616674
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02/04/2008 : BL616674
02/04/2008 : BL616674
26/03/2008 : BL616674
29/01/2007 : BL616674
18/08/2006 : BL616674
10/07/2006 : BL616674
26/04/2006 : BL616674
06/04/2006 : BL616674
31/12/2004 : BL616674
17/12/2004 : BL616674
05/10/2004 : BL616674
15/09/2004 : BL616674
15/09/2004 : BL616674
15/09/2004 : BL616674
01/03/2004 : BL616674
16/09/2003 : BL616674
21/02/2003 : BL616674
13/12/2002 : BL616674
05/07/2002 : BL616674
29/06/2002 : BL616674